Voorschot

Je krijgt van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap een voorschot op je aparte PVB of PAB rekening. Hiermee kan jij jouw facturen gerelateerd aan goedgekeurde overeenkomsten om zorg mee in te kopen, betalen. BELANGRIJK: Je gebruikt de rekening enkel voor de PAB/PVB facturen. Niets anders.

Uiteraard moet dit voorschot ook steeds aangezuiverd worden, anders heb je op een bepaald moment onvoldoende saldo. Deze actie kan je uitbesteden aan alin. Hou dit goed in het oog. Jouw rekening werkt in principe net zoals een zichtrekening. Alleen dat je af en toe een bijstorting nodig hebt vanuit de voor jou voorziene ‘grote pot’. Die bijstortingen kan je aanvragen op basis van de facturen die je betaalde. En je kan ze net zolang aanvragen tot jouw totaal terbeschikkinggestelde budget opgebruikt is.

Overzicht in mijnVAPH

Een overzicht van de reeds ingebrachte kosten kan je steeds opvragen in jouw portaal op mijnVAPH.be. Je kan aanloggen met je e-id en vandaaruit kan je de nodige contracten invoeren. Kan je kosten invoeren van betaalde facturen. En kan je ook gemakkelijk een overzicht vinden van je totaal resterend bedrag voor dit jaar door een export van de transacties te nemen.

Als alles goed gaat heb je een evengroot bedrag aan betalingen gedaan, als dat het VAPH terugstortingen gedaan heeft. Hou evenwel ook rekening met de status van de kost. Het kan wel een tijdje duren alvorens een kost volledig verwerkt en dus terugbetaald wordt. Lijkt het erop dat jouw voorschot niet meer het bedrag heeft van in het begin? Dan is er wellicht een kost vergeten of misschien wel dubbel aangevraagd… Een controle is dan aangewezen. Weet dat je hiervoor altijd je coach mag inschakelen.

DUS: hou jouw rekening in de gaten. Heb je nog voldoende voorschot om de komende facturen met je budget te betalen?
En heb je nog voldoende resterend budget over voor de geplande kosten die je de rest van het jaar nog nodig hebt? Lees zeker ons artikeltje: Nakijken van je budgetplan. Misschien moet je hier en daar een aanpassing uitvoeren van de diensten, om zo een budgetoverschrijding te voorkomen.

Voorbeeld

in het voorbeeld hieronder zal je zien dat het budget voor dit jaar bijna op is! Hier zal dus best contact worden opgenomen met de coach om enkele aanpassingen te doen. Weet dat je bij een overschrijding op het einde van het jaar, met privégelden zal moeten bijpassen. Je voorschot moet namelijk op het einde van het jaar altijd aangezuiverd zijn.

Hieronder zie je een deeltje van een export van transacties. Daar zie je in de eerste kolom de betalingen die jij in mijnVAPH invoerde voor een aanzuivering. In de tweede kolom het bedrag dat het VAPH terugstuurde.
In dit geval klopt alles en zou het voorschot mooi aangezuiverd moeten zijn. Uiteraard kan het zijn dat jij intussen opnieuw een betaling deed van je PAB/PVB-rekening. Dan zal je die kost ook nog moeten inbrengen, onder het juiste contract, in mijnVAPH.be. Het VAPH zal bij goedkeuring die kost vervolgens terugbetalen op je PAB/PVB-rekening. Het lijstje hieronder wordt dan telkens aangevuld.

Bijstand van alin vzw

Het invoeren van kostenstaten is voor ons een hoofdtaak. Hou je je liever niet zelf bezig met al dit bovenstaande, dan kan je onze hulp inschakelen. Deze intensieve bijstand kan je met je budget betalen. We kunnen deze kost berekenen binnen het budgetplan.

We leggen kort onze werkwijze uit, zo kom je niet voor verassingen te staan.

• Stap 1. Neem contact op met je coach of met onze helpdesk: info@alin-vzw.be / 02 486 42 65.
• Stap 2. Ben je nog geen lid? Dan maken wij voor jou een dossier aan. Een lidmaatschap kost €50 per jaar met je budget. Wij kunnen dan een volmacht krijgen op jouw budgetlijn zodat we op afstand kunnen helpen. Ben ja al lid? Top, dan kunnen we meteen verder met de volgende stap.
• Stap 3. We maken een afspraak over hoe je ons de documenten bezorgt. Het handigste is uiteraard via mail. En dan ook in mooie duidelijke PDF documenten. Hoe efficiënter de coach kan werken, hoe beter voor jouw factuur.
  We kunnen ook afspreken dit op huisbezoek te doen. Of de documenten te komen oppikken (tegen verplaatsingskost €36) en bij een volgend huisbezoek terug te brengen.
• Stap 4. Voor jouw aanzuivering van je voorschot hebben we standaard 2 zaken nodig:
  – De facturen*
  – Rekeningafschriften*
• Stap 5. Wij punten beiden af met elkaar en zorgen voor een terugvraging bij het VAPH via het portaal.
• Stap 6. We brengen jou op de hoogte van de ingebrachte kosten en het overschot op jouw budgetlijn.
• Stap 7. Het kan tot maximaal 2 weken duren alvorens het totaalbedrag van deze ingebrachte kosten teruggestort wordt door het VAPH op jouw PAB/PVB-rekening.
• Stap 8. Op jouw alin factuur vind je duidelijk de tijd terug die de coach of helpdesk besteedde voor het invoeren van jouw kosten in mijnVAPH. Dit is terug te vinden onder: kostenstaat op afstand. En dit wordt verrekend aan €72/uur. Deze factuur betaal je en kan op zijn beurt teruggevraagd worden bij het VAPH voor aanzuivering van jouw budget
• Stap 9. Herhaling vanaf stap 3. Verzamel meerdere facturen of indien het bedrag te groot is mag dit per factuur, samen met de volgende rekeningafschrfiten…
  

*Toelichting

Factuur

Onder facturen verstaan we de officiële factuur met hierop de vermelding van de dienst, het bedrag en de referentie van betaling.
Bij de uitbetaling van de lonen hebben we nood aan de loonfiches en facturen voor eventuele maaltijdcheques.
In het geval je dienstencheques aankoopt, heb je geen factuur, maar is het rekeningafschrift voldoende.
We koppelen wel terug wanneer we nog zaken mankeren.

Rekeningafschrift

Een rekeningafschrift verschilt van een betalingsbewijs. Wij hebben wel degelijk een rekeningafschrift nodig. Dit kan je digitaal (PDF) downloaden vanuit je bank of opvragen per post bij je bank tegen een meerkost.
In feite hebben we zelfs alle rekeningafschriften van de budgetrekening nodig. Dus telkens als je facturen bezorgt, geef je een update van rekeningafschriften tot op die dag dat je doorstuurt. Op het einde van de rit zouden we in principe 365 dagen (in het geval van een volledig jaar gebruikt budget) aan rekeningafschriften moeten hebben.

Hierop vinden we volgende zaken terug:

• naam rekeninghouder
• alle uitgaande en inkomende bedragen op de rekening
• de diensten waarnaar of vanwaar een betaling komt
• referenties
• bedragen
• totaalbedrag van resterend voorschot op de rekening

Op basis van deze info kunnen wij een correcte terugbetaling aanvragen en een reconstructie maken mocht er ergens iets verkeerd zijn gegaan.

Eindverantwoordelijkheid

Het blijft de eindverantwoordelijkheid van de budgethouder om je budget correct te gebruiken. Indien je de aanwijzingen van onze coaches volgt, loop je het minste risico op fouten of opmerkingen van een eventuele inspectie of het VAPH. Het is dus in je eigen belang om bovenstaande zaken volgens afspraak met je coach of helpdesk op te volgen.

Weet dat we jou altijd bij een huisbezoek kunnen begeleiden en aanleren hoe je deze kosten zelfstandig kan inbrengen. Uiteraard kan je blijvend onze helpdesk of coach contacteren met vragen hierover, of voor een controle.

Let’s go

Heb je nog vragen hierover of wens je onze bijstand voor kosten op afstand? Neem gerust contact op met onze helpdesk:

02 486 42 65 / info@alin-vzw.be